Proses persiapan dalam industri jasa cetak adalah salah satu proses yang sangat penting dan di dalamnya terdapat proses estimasi yang dikerjakan oleh estimator. Estimator bertugas menghitung semua biaya proses pengerjaan cetakan mulai dari pra cetak, cetak, dan finishing yang menghasilkan harga final dari sebuah produk yang diinginkan pelanggan. Mengingat pengerjaan  estimasi adalah hal fundamental yang membutuhkan ketelitian dan pengetahuan yang luas dalam industri percetakan, maka proses ini harus dijalankan atau dikerjakan  seorang tenaga ahli. Seorang estimator dituntut memiliki pemahaman yang mendalam mengenai berbagai media dan peralatan cetak. Sebagai contoh, seorang estimator harus mengetahui segala sesuatu mengenai kertas dan cara menghitungnya, mulai dari berat, grade, ukuran, sampai ...

karakteristik kertas. Demikian juga dengan tinta, mesin, dan bahan lain sehingga pengerjaannya dapat dilakukan dengan  jenis peralatan dan bahan yang tepat. Dengan demikian diperoleh estimasi harga yang tepat, yang bermuara pada keuntungan. Jika  proses estimasi dilakukan serampangan, bukan tidak mungkin keuntungan yang diharapkan  dapat berubah menjadi kerugian.Agar estimator dapat menghitung dengan benar, ada beberapa hal yang harus diketahui dengan jelas dalam setiap space cetakan, yakni :

Nama produk cetakan : Kartu nama / Brosur / Undangan  / Buku / Kalender / spanduk dll.

Ukuran : A5 / A4 / A3 / A2 / A1 / A0 dll

Oplah : Satuan / Puluhan / Ratusan / Ribuan / Ratusribuan dll

Bahan : Kertas HVS / Matt Paper / Fancy dll

Warna : satu warna / 2 warna / 4 warna / dll

Jenis Cetakan : Sablon / Poly /Embos / Digital printing / Offset / Web dll

Jenis Finishing : Komplit / Potong / Jahit / UV dll

Pengepakan : Ikat / Bungkus kertas / Bungkus plastik / Dus dll

Distribusi : Dekat / Sedang / Jauh / Mudah / Susah dll

Sebagai contoh, untuk pencetakan brosur calon legislatif pemilu ukuran 58 x 42 cm,  dengan oplah 100.000 eksamplar, bahan Art Paper 150 gram (sesuai permintaan pemesan), warna full color (4warna), maka alternatif jenis ukuran kertas dan jenis cetakannya sangat tergantung pada jenis ukuran mesin cetak yang akan digunakan.

Dengan  oplah cetak yang mencapai ratusan ribu eksamplar, maka jenis mesin cetak yang efisien adalah web.  Namun jika bahan/media kertas sudah ditentukan pemesan dari jenis kertas non rol, maka pilihan jenis mesin yang tepat adalah offset. Demikian  juga dengan finishing sangat bergantung pada space apakah selain potong juga menggunakan spiral seperti kalender. Proses  pengepakan dan distribusi juga harus memperhatikan keamanan,  keselamatan, dan ketepatan waktu yang telah disepakati.

Menentukan Bahan dan Ukuran yang Tepat
Jika kertas yang digunakan adalah Art Paper  dengan ketebalan 150gr, maka kita harus tahu berapa harga per kg (kilogram) atau per rim kertas tersebut di pasaran di kota tempat brosur tersebut  dicetak.  Pada dasarnya ukuran kertas plano untuk art paper (85gr, 100gr, 120gr, 150gr) dan art carton (190gr, 210gr, 230gr, 310gr, 360gr, 400gr dan selebihnya) yang  lazim dijual di pasaran adalah : a. 61 x 92 cm, b. 65 x 100 cm, c. 79 x 109 cm. Ukuran kertas areal cetak yang dibutuhkan jangan sama persis dengan ukuran kertas yang digunakan, tetapi  harus ditambahkan 1,5 cm di  setiap sisi panjang dan lebarnya. Untuk menentukan kertas plano mana yang akan kita pakai, secara matematis kita bisa menggunakan ukuran 65 x 90 cm agar lebih murah daripada menggunakan kertas ukuran  65 x 100 cm. Selanjutnya lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hitung harga 1 rim plano Art Paper 150gr dengan rumus berikut:
65cm x 90cm = a
a x harga perkilo = b
b : (angka pasti/koefisien) 20.000 = c
c x tebal kertas = harga kertas per rim plano

65 x 90 = 5850
5850 x 11.200 = 65.520.000
65.520.000 : 20.000 = 3.276
3.276 x 150gr = Rp. 491.400

* Untuk mengetahui harga satuan kertas, harga  per rim plano ukuran 65x90 tebal 150gr, yaitu Rp. 491.400 dibagi 500lb = Rp. 9.828.

* Jumlah brosur yang dibutuhkan 100.000 lembar + 5.000 (5 % inschiet). Jadi, total kertas yang dibutuhkan 105.000 lembar kertas ukuran 60 x 42 cm. Karena ukuran kertas plano yang ada 65 x 90 cm, maka setiap lembar dapat digunakan  untuk 2 eksamplar brosur. Berarti  untuk mencetak 105.000 lembar brosur diperlukan 210 rim kertas Art Paper ukuran 65 x 90 cm. Jika harga per rim kertas tersebut Rp. 491.400 sedang kertas yang dibutuhkan sebanyak  210 rim, maka total biaya kertas sekitar Rp. 103.194.000,-

2. Menentukan Mesin yang Akan Digunakan
Karena bahan kertas yang digunakan hanya dalam jumlah  rim-riman, maka  pilihan yang paling sesuai untuk mencetaknya adalah mesin offset. Selanjutnya, untuk menentukan  ukuran mesin yang akan digunakan dapat dilihat  dari ukuran brosur yang akan dicetak.  Ada beberapa jenis mesin offset yang dapat digunakan untuk mencetak brosur dengan ukuan tersebut di atas, yaitu mesin offset ukuran ½ plano dan 1 plano. Makin besar jenis mesin cetak yang tersedia semakin cepat proses pengerjaan cetakan brosur dimaksud.

Untuk warna,  jika ukuran areal cetak telah terpenuhi, maka semua jenis mesin cetak baik yang 1 warna, 2 warna atau 4 warna dapat digunakan mencetak brosur ini, hanya saja akan sangat bergantung pada  kondisi mesin dan  sumber daya manusia yang menjalankannya. Agar kualitas cetakan  brosur tersebut terjamin, idealnya pencetakan dilakukan dengan  menggunakan jenis mesin full color (4 warna) yang kini telah ada di hampir seluruh ibu kota propinsi di Indonesia.

3. Menentukan apalagi...? Selengkapnya  di Majalah Grafika Indonesia Print Media Edisi 54 September - Oktober 2013.